求人応募メール・電話のマナーと例文 ~困ったときの対処法もご紹介

応募時のメール・電話のマナー

求人へ応募する際、必ず必要となってくるのが「応募先の企業とのメール・電話でのやり取り」。 面接日程の調整や選考結果の連絡、それに対する返信など、様々なシチュエーションでやり取りが発生します。 企業側からすれば、こうしたやり取りも選考過程の一つ。 応募者の対応や印象・マナーによっては選考結果に大きな影響を与えている可能性があります。 選考の成功のコツ そこでこの記事では、採用担当者に好印象を残せるような正しいメール・電話のマナーとやり取りの例を解説していきます。 ぜひ参考にしてみてくださいね。

応募時のマナーとやり取り【メール編】

企業とやり取りする際の基本マナー

  1. メールではお互いの顔や声が分からない分、マナーや返信のテンポで印象が大きく左右されます。
  2. なるべく好印象を与えるためにも、まずはメールを送る際の基本的なマナーを確認していきましょう。

①返信は24時間以内に行う

企業への返信は、出来るなら「気づいたらすぐ」、最低でも「24時間以内」には必ず行うようにしてください。 それ以上に遅い返信は、 「うちへの志望度が高くないのかな?」 「普段からレスポンスが遅そう…」 と企業側に悪印象を持たれやすくなってしまいます。 たとえ日程調整などすぐに返信するのが難しいメールが来た場合でも、メールを確認した旨といつになれば返信出来るかを伝える「取り急ぎの返信」を必ず24時間以内に送るようにしましょう。

②携帯用のメールアドレスは使わないようにする

メールを送る際、普段自分が携帯やスマホで使っているキャリアメールは使わないようにしましょう。 企業によっては携帯からのメールは受信できないように設定している場合があります。 求人に応募する際はパソコン用のアドレスか、フリーメールのアドレスを取得して使えるようにしておきましょう。 おすすめは「Gメール」や「Yahoo!メール」といったフリーメールです。 簡単にアドレスの取得が可能ですし、登録さえしてしまえばパソコン・携帯(スマホ)のどちらからもメールを確認することが出来ます。

③長文は避け、箇条書き・改行・段落分け等を使い見やすい文面にする

メールの文面は読みやすさを意識し、箇条書きや改行・段落分け(1行空けてから文章を始めること)を取り入れるようにしましょう。 特に携帯(スマホ)からメールを送る人は要注意! 企業の採用担当者は基本的にパソコンでメールをチェックします。 スマホ視点では読みやい文面でも、パソコン視点だと見づらいと感じる文面になってしまう事が多いため、十分に注意してください。

④社名や名前は略さない

日常生活だとやりがちですが、株式会社を(株)と書いたり会社名を略してしまうのは当然マナー違反。 メールには求人に記載された「正式名称」を略さず書くようにしましょう。

メールの基本的な構成

企業に送るメールの基本的な構成は、「件名・宛先・あいさつ・本文・締め(あいさつ)・署名」です。 メールの基本的な構成の例

件名

企業の採用担当者は一日に何件ものメールに目を通します。 中には当然応募以外のメールもたくさんあるため、一目で「応募のメール」である事か分かるように、初めに目につく件名に「用件」と「名前」を書くようにしましょう。 また、返信する場合必ず「Re」は残して返信するようにてください。 「Re」が付いているとすでにやり取りが始まっている相手であると一目で分かるため、優先してメールを読んでもらうことが出来ます。 複数回やり取りが続き「Re」が増えてしまうようなら、一つの「Re」を残して後は消してしまっても大丈夫です。

宛先

宛先は以下のような順番で記載していきます。
応募先の企業名(塾名+校舎名)+部署名(記載があれば)+担当者名
先ほども触れましたが、企業名(塾名)は略さず「正式名称」で記載するように気を付けてください。 部署名・担当者名が分からない場合は、「採用担当者様」と書いておけば大丈夫です。

あいさつ

過去にやり取りがある場合、あいさつの書き出しは「お世話になっております」がベターです。 一番初めのみ「初めてご連絡させていただきます」と告げ、その後に自信の名前を名乗りましょう。 状況・段階に応じて名前の前に「先ほどご連絡を頂きました」「〇日に一次面接の機会を頂きました」などを付けるとさらに伝わりやすくなります。
大学生のアルバイト応募の場合、名前の前に所属大学名・学年を入れるとぐっと丁寧な印象になります。 一方正社員応募の場合、新卒採用を除いて所属を記載する必要はないので注意してくださいね。

本文

本文は伝えたい・聞きたい内容を分かりやすく簡潔にまとめましょう。 改行・段落分けを利用し、内容によっては箇条書きを使い相手に伝わりやすい文面を心掛けてください。

締めのあいさつ

締めは必ず感謝の言葉を記載します。 特に「忙しい中自分のメールを読んでくれた」ことへの感謝が伝わる内容で締めると印象がアップします。

署名

最後に「名前・住所・電話番号・メールアドレス」を記載しましょう。 その際必ず本文との区切りを「-」や「*」、「=」などの記号を使って入れるようにしてください。

シチュエーションごとの例文

応募時のメールの例文

面接日程の調整メールの返信例(こちらから候補日を送る場合)

【件名】Re:(件名は変えずそのまま) 【本文】○○塾 △△校 採用担当 ××様 お世話になっております。 この度貴社に応募させていただきました、○○と申します。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 希望の日程を下記に記載いたします。 日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。 【1】○月〇日(〇) 〇時~〇時 【2】○月〇日(〇) 終日可 【3】○月〇日(〇) 〇時~〇時 上記の日程でご都合はいかがでしょうか。 ご確認・ご検討いただけますと幸いです。 ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ***************** 苗字 名前 〒○○○―○○○〇 ○○県○○市△△1-1-1 電話番号:080-1111-1111 e-mail:××××××@gmail.com *****************
【返信のポイント】 ・連絡を頂いたことへのお礼を述べる ・候補日は最低3つは提示する ・面接時間は余裕をもって設定する

面接日程の調整メールの返信例(先方から候補日を提示された場合)

【件名】 Re:(件名は変えずそのまま) 【本文】 ○○塾 △△校 採用担当 ××様 お世話になっております。 この度貴社に応募させていただきました、○○と申します。 面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 ご指定頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂きます。 〇月〇日(〇) 〇時~

ご多忙の折、面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございます。 貴重なお時間を頂戴することとなりますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ***************** 苗字 名前 〒○○○―○○○〇 ○○県○○市△△1-1-1 電話番号:080-1111-1111 e-mail:××××××@gmail.com *****************
【返信のポイント】 ・連絡を頂いた・候補日を頂いたことへのお礼を述べる ・希望日は採用担当者との認識にズレが無いよう、本文内に引用する ・忙しい中日程を調整して貰えたことへの感謝を述べる

面接日程再調整をお願いするメールの例

【件名】 〇月〇日〇時からの面接日程変更のお願い【フルネーム】 【本文】 ○○塾 △△校 採用担当 ××様 お世話になっております。 先日〇次面接の機会を頂きました○○と申します。 〇月〇日〇時より面接のお約束をさせて頂いておりましたが、 〇〇~な事情により面接にお伺いするのが難しい状況となってしまいました。 日程調整でお手数をお掛けしたにも関わらず、たいへん申し訳ございません。 誠に勝手なお願いで恐縮ですが、 下記日程の中で面接の日程を再度調整いただくことは可能でしょうか? ○月〇日(〇) 〇時~〇時 ○月〇日(〇) 終日可 ○月〇日(〇) 〇時~〇時 ○月〇日(〇) 〇時~〇時 ○月〇日(〇) 〇時~〇時 ご多忙の折、お手数をお掛けして申し訳ありません。 ご検討頂きますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。 ***************** 苗字 名前 〒○○○―○○○〇 ○○県○○市△△1-1-1 電話番号:080-1111-1111 e-mail:××××××@gmail.com *****************
【返信のポイント】 ・件名に予定していた面接日時と変更のお願い・名前を書く ・事情については、やむを得ない事情がある場合のみ記載。そうでなければ無理に詳しく書かない。 ・日程は出来るだけ最短、かつ多めの日程を提示する
    採用担当者からのアドバイス
  1. 日程の変更を願い出る際、面接予定日が前日・前々日に差し迫っている場合は、必ずメールではなく電話で連絡を入れるようにしてください。
  2. 送られたメールを採用担当者が必ず面接予定時間までに確認出来るとは限りませんし、企業側もスケジュールの再調整が必要なため出来るだけ素早い連絡を心掛けるようにしましょう。

面接後のお礼メールの例

【件名】 〇次面接のお礼【フルネーム】 【本文】 ○○塾 △△校 採用担当 ××様 お世話になっております。 本日〇時より〇次面接の機会を頂きました○○と申します。 本日はお忙しい中面接の機会を頂き、誠にありがとうございました。 ××様のお話を伺い、貴社の理念や事業内容、今後のビジョン、必要なスキルなどをより深く理解することが出来ました。 特に××××××××については強く興味を持っており、貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなっております。 取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。 ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。 末筆ながら面接のお礼を申し上げますとともに、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。 ***************** 苗字 名前 〒○○○―○○○〇 ○○県○○市△△1-1-1 電話番号:080-1111-1111 e-mail:××××××@gmail.com *****************
【返信のポイント】 ・面接後出来るだけ早いタイミング(遅くても翌日)で送信する ・必ずしも出す必要は無いが、日程の調整をして頂いたり面接で伝え損ねたことがあれば送るようにする

面接(選考)辞退のメールの例

【件名】面接辞退のご連絡【フルネーム】 【本文】○○塾 △△校 採用担当 ××様 お世話になっております。 〇月〇日〇時より〇次面接の機会を頂きました○○と申します。 誠に申し訳ございません。 諸般の事情により選考を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。 お忙しい中大変貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このような結果となってしまい大変申し訳ございません。 また、メールにより選考辞退のご連絡しました事を重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。 ***************** 苗字 名前 〒○○○―○○○〇 ○○県○○市△△1-1-1 電話番号:080-1111-1111 e-mail:××××××@gmail.com *****************
【返信のポイント】 ・選考辞退の意向が固まったら出来るだけ早く連絡を入れる ・選考直近日の場合はメールでなく電話で連絡する ・選考辞退の理由は詳しく述べなくても大丈夫

内定承諾のメールの例

【件名】Re:(件名は変えずそのまま)【フルネーム】 【本文】 ○○塾 △△校 採用担当 ××様 お世話になっております。 先ほどご連絡を頂きました○○と申します。 この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。 内定を有難くお受けさせて頂きたいと思いご連絡いたしました。 貴社の内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。 一日も早く戦力として活躍できるよう、努力して参ります。 これから何卒よろしくお願い申し上げます。 ***************** 苗字 名前 〒○○○―○○○〇 ○○県○○市△△1-1-1 電話番号:080-1111-1111 e-mail:××××××@gmail.com *****************
【返信のポイント】 ・勤務条件に不明な点が無いか確認した上で返信する

先輩の失敗談

個人用の趣味が丸わかりなメールアドレスを使ってしまった

深く考えず、好きなアーティスト名が入ったアドレスで応募してしまいました…。 履歴書のアドレス欄を書いている時に気が付き大慌て! それが理由かは分かりませんが、選考は落ちてしまいました…。

迷惑メールフォルダに返信が入っていた

中々返信が来なくてそわそわしていたら、迷惑メールフォルダに企業からのメールが! 幸いそこまで日にちが経っていなかったことと、すぐにお詫びのお電話をしたことで無事内定は頂けましたが、気が付いた時は血の気が引きました。 メールをしている人

応募時のマナーとやり取り【電話編】

まず知っておいて欲しいのが、電話での応募・問い合わせは基本「歓迎されない」ということです。 特に中・小規模の企業では電話の対応業務が大きな負担になることが多いため、電話でのやり取りは緊急時のみ、ということを留意しておいてください。 ※電話を使った方が良い場合
・面接予定日が当日・前日・前々日に差し迫った状態での日程調整依頼 ・面接予定日が当日・前日・前々日に差し迫った状態での面接(選考)辞退 ・企業から電話が来ていた場合(折り返し) ・緊急事態

電話をかける前の事前準備とマナー

①メモ帳・ペン・スケジュール帳・求人広告などの資料を用意しておく ②事前に確認したい事・伝えたい内容をまとめ、メモしておく ③周囲が静かな、声が聞き取りやすい場所からかける ④電話するタイミングに配慮する

①メモ帳・ペン・スケジュール帳・求人広告などの資料を用意しておく

電話中スムーズに話を進めるためにも、やり取りで必要になりそうなものはあらかじめ手の届く範囲に用意しておきましょう。 特にメモ帳、ペンは必須アイテム。 電話はメールと違いやり取りが形に残りません。重要な内容は必ずメモを取るようにしましょう。

②事前に確認したい事・伝えたい内容をまとめ、メモしておく

電話でのやり取りは、出来るだけ分かりやすく手短に済ませられるよう心掛けることが大切です。 「何を確認したいのか」「どのようなことを伝えたいのか」 どうして電話するのかをしっかりまとめ、聞き忘れることのないようしっかりメモしておきましょう。

③周囲が静かな、声が聞き取りやすい場所からかける

緊急時の電話となると出先からかける事もあると思いますが、お互いの声が聞き取りやすい静かな場所に移動してから電話をかけるようにしましょう。 電話中騒音が気になったり、大事な部分を聞き逃し何度も聞き返すことになってしまうと採用担当者側から「配慮不足」の烙印を押されてしまう可能性があります。 また、携帯(スマホ)から電話をかける場合電波の状況にも気を付けながらかけるようにしてください。

④電話するタイミングに配慮する

よほどの緊急事態で無い限り、電話するタイミングにも心配るようにしましょう。 特に始業してすぐやお昼休憩、繁忙時間や終業直前は避けるのがベター。 求人広告に電話受付時間が記載されていることもあるため、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。 電話をかける人

電話中に心がけるポイント

①用件は聞き取りやすい声と発音でハッキリ伝える ②落ち着いた姿勢で堂々ゆっくり話す ③大事な内容は復唱して確認する ④最後に必ずお礼とあいさつ ⑤電話を切るのは相手が切るのを待ってから

シチュエーションごとの会話例

面接日程の再調整をお願いする場合

【ポイント】 ・日程変更の理由はやむを得ない場合のみ伝える。そうでない場合は無理に伝えなくても構わない ・面接日程の変更は1回きりにする ・必ずしも日程調整後の詳細をメールで送ってもらえるとは限らないので、変更後の日程は必ずメモを取る
塾のスタッフ

はい、〇〇塾です。

応募者

お忙しいところ恐れ入ります、私明後日の〇月〇日〇曜日、〇時より面接のお約束をしております、○○と申します。 採用担当の××様はいらっしゃいますか?

塾のスタッフ

採用担当の××です。

応募者

お世話になっております、私〇月〇日〇曜日、〇時より面接のお約束をしております、〇〇と申します。 大変申し訳ございません、お約束していた〇日にどうしても外せない用事が入ってしまい、面接にお伺いすることが難しくなってしまいました。 面接の日程を調整して頂くことは可能でしょうか?

塾のスタッフ

そうでしたか、かしこまりました。 それでは代わりの面接日程の候補日をお伝え致します。 〇月〇日 〇曜日 〇時 〇月〇日 〇曜日 〇時 〇月〇日 〇曜日 〇時 〇月〇日 〇曜日 〇時 以上となりますが、都合の良い日程はございますか?

応募者

ありがとうございます。お伝え頂いた日程の中ですと、〇月〇日 〇曜日 〇時を希望したいと思います。

塾のスタッフ

かしこまりました。ではそちらの日程でよろしくお願いいたします。後ほど改めまして面接当日の詳細メールをお送り致しますのでご確認ください。

応募者

かしこまりました。突然の連絡にも関わらず、日程をご調整頂きありがとうございます。当日は何卒よろしくお願いいたします。

塾のスタッフ

こちらこそよろしくお願いいたします。では、失礼いたします。

応募者

失礼いたします。

内定や選考(面接)を辞退する場合

【ポイント】 ・選考辞退の理由は自分から話す必要はないが、聞かれたら誠意をもって答える。 ・本当に辞退して良いのか、しっかり考えた上で電話する(企業からの電話に出れず)
塾のスタッフ

はい、〇〇塾です。

応募者

お忙しいところ恐れ入ります、私〇日に面接の機会を頂いた○○と申します。 採用担当の××様はいらっしゃいますか?

塾のスタッフ

採用担当の××です。

応募者

お世話になっております、私〇日に面接の機会を頂いた○○と申します。 先日は選考通過のご連絡を頂きありがとうございました。 せっかくご連絡を頂いたのですが、今回は御社の選考を辞退させて頂きたいと思い、お電話いたしました。

塾のスタッフ

そうでしたか、よろしければ辞退の理由をお聞かせいただけますか?

応募者

はい、理由としては他社から内定を頂き、自分の適性や能力を考えた結果、そちらの会社に入社する意思を固めたためです。 これまで選考にお時間をかけて頂いたにも関わらず、このようなご連絡になってしまい誠に申し訳ございません。

塾のスタッフ

かしこまりました。では選考辞退ということで承ります。

応募者

ありがとうございます。よろしくお願いいたします。

塾のスタッフ

では失礼いたします。

応募者

失礼いたします。

折り返し電話をする場合

【ポイント】 ・電話が来ていたことに気が付いたら、出来るだけ早く折り返しする ・留守番電話が残っていないか確認してから折り返しする
塾のスタッフ

はい、〇〇塾です。

応募者

お忙しいところ恐れ入ります、私塾講師キャリアから御社の求人に応募致しました〇〇と申します。 先ほど採用担当の××様よりお電話を頂き、折り返し連絡いたしました。××様はいらっしゃいますでしょうか?

塾のスタッフ

採用担当の××です。

応募者

お世話になっております、お電話を頂きました苗字 名前と申します。 先ほどは電話に出ることが出来ず、申し訳ございませんでした。ただいまお時間よろしいでしょうか?

塾のスタッフ

はい、大丈夫ですよ。お電話ありがとうございます。

こんな時どうすればいい?困ったときの対処法

担当者が不在だった時・かけ直しを求められた時

改めて電話する旨を伝え、担当者の都合を聞いておきましょう。 取り次いでくれた方にお礼を言うのも忘れないように!

留守番電話に繋がった時

決してそのまま電話を切らず、メッセージを残しておきましょう。 内容は名前と改めて連絡する旨だけで大丈夫です。

相手の言葉が聞き取れなかったとき

電波の状態が悪かったり相手が早口だったりすると、内容が聞き取れないこともあります。 そんな時は慌てず以下のように伝えましょう。 この時 ・相手を責めたてる ・聞こえたフリで会話を続ける ようなことは厳禁です。

電話がかかってきたが移動中or周囲が騒がしい時

まず一度電話に出て、今電話が難しい状況であることを伝えましょう。 すぐに移動できない場合はいつ頃折り返せば良いか確認しておくようにしましょう。

先輩の失敗談

友達と同じ対応をしてしまった…。

応募先の採用担当者からスマホに電話がかかってきた時、友達だと思って番号を確認せず「もしもしー」と電話に出てしまいました…。 その場は流してもらえたけど、かなり恥ずかしかったです。

折り返しの電話を忘れてしまった

応募先から留守番電話が入っており、後で折り返し電話しようと思っていたのにすっかり忘れてしまった! 思い出したのはそれから3日後、反応が怖くて結局面接辞退してしまいました。
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